Переезд офиса в новый бизнес-центр

Решение о переезде офиса принимается по причине расширения компании или наоборот смены помещений на более скромные. Компания, которой предстоит переезд офиса в новый бизнес-центр airportcity.spb.ru, старается организовать его быстро и эффективно. Недостаточно просто перевести вещи на новое место. Важно, как можно быстрее начать работу в штатном режиме. В противном случае компания может потерять часть клиентов. Каждый день простоя или неразберихи вследствие переезда приведет к потере дохода компании.

Как правило, компании привлекают к офисному переезду специалистов мувинговую компанию. Реже переезд организовывается силами сотрудников. В любом случае к процессу надо подходить максимально грамотно. Следует подготовиться к переезду заранее, как только начаты поиски подходящего офиса. Условно процесс можно разделить на несколько этапов.

• Оценка объема вещей и грузов, которые подлежат перевозке. Для этого составляется список имущества. Небольшая компания может сделать это самостоятельно. Список поможет рассчитать стоимость перевозки и проконтролировать наличие перемещенных предметов. Менеджеры мувинговых компании подобные списки составляют бесплатно самостоятельно.
• Составление списка и заказ необходимого инвентаря для офиса в новом бизнес-центре. Делается заранее, принимая во внимание сроки поставки.
• Составление плана рассадки в новом офисе с учетом размеров помещения и габаритов мебели. Это необходимо для рационального использования пространства и создания условий комфортной работы. План согласовывается с руководством и сотрудниками компании. Всем будет удобно заранее знать свое место и место нахождения коллег.
• Подготовка и инструктаж сотрудников. Необходимо сообщить сотрудникам дату переезда; информировать, какую помощь должны будут они оказать; назначить ответственного человека, к которому можно обращаться по всем вопросам.
• Упаковка и подготовка к переезду имущества. Сборка и упаковка личных вещей осуществляется самими сотрудниками. Упаковочный материал для этих целей компания может приобрести самостоятельно. При составлении списка имущества мувинговая компания сама рассчитывает количество упаковки. Разборку мебели, упаковку архивов, серверной, бытовой техники и другого оборудования следует доверить специалистам. Мувинговая компания несет ответственность за сохранность имущества. При маркировке мебели и оборудования важно указать их назначение, место установки и сборки.
• Урегулирование всех вопросов с арендодателем нового бизнес-центра. Убедиться в отсутствии задолженностей по аренде и коммунальным услугам на месте старого офиса. Согласовать возможность использования лифтов, подъезда грузовых машин, прохода сотрудников компании и перевозчиков. Аналогичные вопросы необходимо урегулировать с арендодателем нового офиса.
• Переезд. Сотрудники мувинговой компании отвечают за разборку мебели, упаковку вещей, их погрузку и транспортировку, сборку мебели, расстановку ее и прочего оборудования на указанных местах, уборку упаковочного материала. Переезжающая компания назначает сотрудников, ответственных за переезд. Они присутствуют в старом и новом офисах, решают возникающие вопросы, контролируют работу перевозчиков. Ответственным лицам предоставляются списки перевозимых вещей, планы расстановки и контакты мувинговой компании.

При правильной организации переезда и грамотном выборе проверенной и надежной мувинговой компании сотрудники офиса быстро адаптируются к работе в новом бизнес-центре. Переезд проходит с минимальными физическими и материальными затратами.